Copropriété en difficulté : mesures préventives d'un mandataire ad hoc

Quand une copropriété rencontre des difficultés financières, un mandataire ad hoc doit être désigné pour dresser un état des lieux et trouver des solutions visant à rétablir l'équilibre financier. On considère qu'une copropriété rencontre des difficultés financière lorsque le taux d'impayé atteint 25 % pour les copropriétés comprenant jusqu'à 200 lots de copropriété (15 % pour les copropriétés de plus de 200 lots).

Vérifié le 24/05/2019 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre), Ministère de la Cohésion des territoires et des Relations avec les collectivités territoriales

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Copropriétés concernées

Une copropriété est considérée en difficulté si à la clôture des comptes, le taux d'impayé atteint 25 %.

Ce pourcentage est calculé sur la base des sommes exigibles au titre du budget prévisionnel et des dépenses liées aux :

  • travaux de conservation et d'entretien de l'immeuble (hors maintenance),
  • travaux portant sur les éléments d'équipement communs (hors maintenance),
  • travaux d'amélioration,
  • études techniques (diagnostics et consultations).

Une copropriété est considérée en difficulté si à la clôture des comptes, le taux d'impayé atteint 15 %.

Ce pourcentage est calculé sur la base des sommes exigibles au titre du budget prévisionnel et des dépenses liées aux :

  • travaux de conservation et d'entretien de l'immeuble (hors maintenance),
  • travaux portant sur les éléments d'équipement communs (hors maintenance),
  • travaux d'amélioration,
  • études techniques (diagnostics et consultations).
À savoir

les sommes devenues exigibles dans le mois précédant la date de clôture de l'exercice ne sont pas considérées comme des impayées.

Procédure de recours au mandataire ad hoc

Information du conseil syndical

Si le niveau des impayés atteint 15 % (ou 25 % selon le nombre de lots) des charges exigibles, le syndic de copropriété doit en informer le conseil syndical par lettre recommandée avec avis de réception.

Cette information doit présenter l'état des impayés avant répartition à la date de la clôture de l'exercice comptable. Elle doit être adressée sans délai à chaque membre du conseil syndical.

Saisine du juge

Le syndic a 1 mois à partir de la clôture des comptes pour faire un recours devant le tribunal du lieu de l'immeuble et demander la désignation d'un mandataire ad hoc.

S'il n'agit pas dans ce délai, le tribunal peut être saisi directement par l'une des personnes suivantes :

  • Copropriétaires représentant ensemble au moins 15 % des voix de la copropriété
  • Créancier dont les factures de travaux, d'eau ou d'énergie, restent impayées depuis au moins 6 mois et après un commandement de payer non respecté
  • Préfet ou Procureur de la République
  • Président de l'établissement public de coopération intercommunale (EPCI) compétent en matière d'habitat
  • Maire de la commune où est situé l'immeuble

Dans tous les cas, la saisine est accompagnée des pièces susceptibles de justifier la demande (factures impayées, lettres de rappel, mises en demeure, échanges de courriers divers...).

Attention

les copropriétaires ou les créanciers qui ont saisi le tribunal doivent en informer le maire de la commune de l'immeuble et le préfet.

Désignation du mandataire ad hoc

Le tribunal désigne par ordonnance ou sur requête un mandataire ad hoc dont il détermine les missions et la rémunération.

Le mandataire peut être un administrateur judiciaire, une personne physique (un particulier) ou une personne morale.

Le tribunal peut entendre toute personne de son choix (membre du conseil syndical ou non).

Le mandataire ad hoc a les missions générales suivantes :

  • Analyser la situation financière de la copropriété
  • Vérifier l'état de l'immeuble afin d'assurer la sécurité des copropriétaires et des locataires
  • Mener toute action de médiation et de négociation entre les parties
  • Élaborer des préconisations pour rétablir l'équilibre financier.

Le mandataire peut se faire assister à ses frais, sur autorisation du juge, de tout tiers de son choix pour mener à bien sa mission.

Obligations du syndic

Le syndic est tenu de fournir au mandataire désigné l'ensemble des documents nécessaires à la réalisation de sa mission.

La transmission de ces pièces doit être faite dans les 15 jours suivant la notification de l'ordonnance du juge au syndic.

Rapport du mandataire ad hoc

Contenu du rapport

Le rapport du mandataire comporte les éléments suivants :

  • État de lieux de l'organisation juridique et foncière de la copropriété
  • Situation technique de l'immeuble (analyse des charges courantes, travaux et opérations exceptionnels et diagnostics)
  • Analyse du fonctionnement des instances de la copropriété, de l'ensemble des comptes (impayés, dettes et créances non recouvrées...), contentieux en cours et contrats souscrits
  • Préconisations, calendrier des actions à mettre en œuvre par ordre de priorité et estimation sommaire des dépenses et recettes envisagées dans le cadre de ces actions

Consultation du rapport

Ces observations et recommandations doivent être présentées dans un rapport remis au tribunal dans un délai de 3 mois renouvelables une fois.

Ce rapport doit ensuite être transmis par le greffe du tribunal :

  • au syndic de copropriété,
  • au conseil syndical,
  • et au maire de la commune de l'immeuble concerné ou au préfet.

Les copropriétaires doivent pouvoir consulter le rapport.

Le syndic doit les en informer individuellement :

  • par lettre recommandée avec avis de réception,
  • par remise contre émargement,
  • ou par voie électronique après accord du copropriétaire préalablement informé de cette possibilité.

Une copie du rapport peut être remise à tout copropriétaire qui en fait la demande, et à ses frais.

Les projets de résolutions nécessaires à la mise en œuvre du rapport doivent être débattus en assemblée générale qui doit se tenir :

  • dans les 6 mois suivant la remise du rapport si aucune mesure d'urgence n'est préconisée,
  • ou dans les 3 mois suivant la remise du rapport si des mesures d'urgence sont prévues.

Le syndic est tenu de convoquer une assemblée générale spéciale si aucune assemblée n'est déjà prévue dans le délai imparti.

Si une assemblée générale est déjà prévue, le syndic y inscrit obligatoirement à l'ordre du jour les projets de résolution nécessaires à la mise en œuvre du rapport.

Le procès-verbal de l'assemblée générale qui s'est tenue doit ensuite être notifié par le syndic dans les 6 mois suivants la remise du rapport :

  • aux auteurs de la saisine,
  • au juge,
  • et au mandataire ad hoc.

Frais de recours au mandataire ad hoc

Les frais de procédure liés à la désignation du mandataire ad hoc et à ses interventions sur la copropriété sont répartis par le juge entre le syndic et le syndicat des copropriétaires.

Lorsque la saisine est à l'initiative d'un créancier, les frais sont mis à sa charge.

Pour en savoir plus

Institut national de la consommation (INC)

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