Dépôt et instruction des demandes de permis et des déclarations

Publié le jeudi 19 septembre 2013

Questions/Réponses sur le dépôt et l’instruction des demandes : enregistrement, affichage et transmission, délais d’instruction puis enfin instruction.

Notification de la liste des pièces manquantes et des modifications de délai

19 septembre 2013

Mandataire et signataire

Description :
Une société peut-elle présenter une demande de permis (ou une déclaration préalable) et la signer pour le compte de son client ?


Réponse :
Lorsque la société est détentrice d’un véritable mandat, tel qu’il est définit au livre III, titre XIII du code civil, la demande et la signature du permis s’effectueront au nom de la société mandataire. La société sera donc titulaire de la future autorisation et sera redevable des taxes d’urbanisme, tel qu’il est précisé dans le cadre 1 de la demande de permis.
En revanche lorsque la société n’est pas détentrice d’un véritable mandat au titre du code civil, elle ne pourra pas être demandeur, ni signataire de la demande de permis. Néanmoins, la société pourra demander que les courriers de l’administration (autres que les décisions) lui soient adressés. Il est bien évident que le demandeur (ou le mandataire) doit être le signataire de la demande. Dans le cas contraire, il faut considérer que la demande n’est pas signée, vous devez donc faire une demande d’information manquante.

PC et recours à l’architecte

Description :
Si une demande de permis de construire nécessite d’être établie par un architecte, et que cela n’apparaît pas dans le dossier (pas de cachet, pas de signature, pièces non visées), le service instructeur doit-il refuser la demande ou adresser un courrier de demande de complément au dossier ?
Quelle doit être l’attitude du service instructeur lorsque celui-ci constaste que la surface de la construction dépasse vraisemblablement les 170 m² mais que le pétitionnaire a pourtant déclarée une surface infèrieure à ce seuil et n’a donc pas eu recours à l’architecte ? De manière plus générale comment gérer le problème de la fraude au recours à l’architecte ?
Enfin comment traiter une demande où le pétitionnaire déclare ne pas avoir eu recours à l’architecte en cochant la case "non" comme réponse à cette question dans le formulaire alors même qu’il déclare une surface de plus de 170 M² ?


Réponse :
L’absence de signature de l’architecte pour une demande de permis dont le projet est soumis à la loi n°77-2 du 3 janvier 1977 sur l’architecture doit faire l’objet par le service instructeur d’une demande d’information manquante pour compléter le dossier. Vous devez inviter le pétitionnaire à remplir la rubrique permettant d’identifier l’architecte. Celui-ci doit apposer sa signature et son cachet sur le formulaire de demande ainsi que sur toutes les pièces qui constituent le projet architectural. Il faut également préciser au demandeur qu’en l’abscence de cette signature à l’expiration du délai de trois mois, sa demande sera refusée car elle ne permettra pas de contrôler qu’elle a rempli les exigences de recours à l’architecte.
La surface du projet est un élément strictement déclaratif, qui engage la responsabilité du demandeur. Si celui-ci, pour éviter le recours à un architecte, déclare frauduleusement une surface inférieure à 170 m², et construit une surface sensiblement supérieure, son permis aura été obtenu par fraude et pourra être retiré à tout moment. Par ailleurs, tous les m² construits en plus de la surface déclarée son réputés construits sans permis, ils doivent être taxés avec majoration et être soit démolis soit régularisés.
Il n’appartient pas au service instructeur de vérifier, au moment de l’instruction, si la SHON déclarée correspond à ce que le demandeur a, en réalité, l’intention de construire. Il ne peut donc pas refuser le permis sur un "procès d’intention". S’il a un doute sur le fait que le projet, en réalité, ne dépasse pas le seuil de 170 m², il peut appeler l’attention du pétitionnaire sur les risques qu’il encourt au cas où il construirait une surface supérieure à la surface déclarée.
Par contre, si le demandeur déclare que la surface qu’il a l’intention de construire excède le seuil de 170 m² et déclare également qu’il n’a pas eu recours à l’architecte (en cochant la case "non" à la question posée sur le formulaire "avez vous eu recours à l’architecte ?") , il faut refuser le permis au motif que la demande ne respecte pas la loi sur l’architecture du 3 janvier 1977 ainsi que les articles L.431-1 et R.431-1 du code de l’urbanisme

Absence de bordereau de dépot des pièces dans le dossier

Description :
L’absence de bordereau de dépot des pièces dans le dossier déposé en mairie ou le non report du n° correspondant sur la pièce jointe doit-il faire l’objet d’un incomplet ?


Réponse :
Le bordereau de pièces, tel qu’il est prévu dans l’arrêté du 11 septembre 2007, constitue une pièce annexée au formulaire. Il permet de faciliter le contrôle du caractère complet du dossier. Vous pouvez inviter le demandeur à fournir ce document, mais son absence ne peut pas justifier une demande de pièce manquante au titre de l’article R.423.38 du code de l’urbanisme. L’absence du bordereau ou du report des numéros correspondant sur les pièces ne peut pas avoir pour effet d’interrompre les délais d’instruction.

Caractère complet du dossier

Description :
L’absence du bordereau de dépôt des pièces jointes permet-elle de déclarer le dossier incomplet ?


Réponse :
Le bordereau de pièces, tel qu’il est prévu dans l’arrêté du 11 septembre 2007, constitue une pièce annexée au formulaire. Il permet de faciliter le contrôle du caractère complet du dossier. Vous pouvez inviter le demandeur à fournir ce document, mais son absence ne peut pas justifier une demande de pièce manquante au titre de l’article R.423.38 du code de l’urbanisme. L’absence du bordereau ne peut donc pas avoir pour effet d’interrompre les délais d’instruction.

Absence de recours à un architecte

Description :
Si une demande de permis de construire nécessite d’être établie par un architecte, et que cela ne ressort pas du dossier (pas de cachet, pas de signature, pièces non visées), le service instructeur doit-il : refuser la demande ou adresser un courrier de demande de complément au dossier ?
A mon sens, le service instructeur présume que le dossier est établi de bonne foi. Donc il devrait demander que le dossier soit complété.


Réponse :
L’absence de signature de l’architecte pour une demande de permis dont le projet est soumis à la loi n°77-2 du 3 janvier 1977 sur l’architecture doit faire l’objet par le service instructeur d’une demande d’information manquante pour compléter le dossier. Vous devez inviter le pétitionnaire à remplir la rubrique permettant d’identifier l’architecte. Celui-ci doit apposer sa signature et son cachet sur le formulaire de demande ainsi que sur toutes les pièces qui constituent le projet architectural. Il faut également préciser au demandeur qu’en l’abscence de cette signature à l’expiration du délai de trois mois, sa demande sera refusée car elle ne permettra pas de contrôler qu’elle a rempli les exigences de recours à l’architecte.

Conformité

Description :
Lorsque le projet n’est pas conforme aux règles de fond, pourra-t-on inviter le demandeur à mettre son projet en conformité avec les règles de fond ?


Réponse :
Non, ce n’est pas l’objet de l’instruction.

Nombre d’exemplaires insuffisant

Description :
Une demande qui ne comprend pas assez d’exemplaires peut-elle être considérée comme incomplète et justifier une majoration des délais ?


Réponse :
Si la demande ne comprend pas assez d’exemplaires, elle est considérées comme incomplète.

Non transmission des pièces manquantes dans les 3 mois

Description :
Un « rejet » pour non transmission des pièces manquantes dans les 3 mois a-t-il la même valeur juridique qu’un « refus » ?


Réponse :
Il s’agit d’une décision de refus de plein droit.

Réception de pièce manquante

Description :
Sachant que le demandeur a 3 mois pour fournir l’ensemble des pièces manquantes, peut-on réceptionner les pièces manquantes en plusieurs fois ? Doit-on accuser réception de chaque pièce manquante ?


Réponse :
Oui, on peut réceptionner les pièces manquantes en plusieurs fois.
Plusieurs cas de figure :
- les pièces fournies répondent à la demande qui a été formulée par le service instructeur : il est alors inutile d’adresser un nouveau courrier au demandeur. L’instruction se poursuit à la date de dépôt des pièces manquantes et le délai d’instruction repart.
- les pièces fournies sont inexploitables : il faut adresser un courrier au demandeur l’informant que les pièces fournies ne sont pas satisfaisantes au regard de ce qui lui a été demandé et qu’en conséquence le délai de 3 mois qui lui a été notifié pour déposer les pièces manquantes continue de courir. Ce courrier doit lui être adressé en A/R. Au delà des 3 mois suivant la demande de pièces, la demande est rejetée de plein droit si le demandeur n’a pas fourni les pièces satisfaisantes.
- les pièces sont fournies en plusieurs fois : le dossier reste incomplet jusqu’à la réception des toutes les pièces. En conséquence un courrier d’information simple précisant qu’il manque le reste des pièces demandées peut être éventuellement adressé. Un accusé réception n’est pas utile. Si le dossier n’est pas complété dans le délai de 3 mois, le permis sera refusé de plein droit.

Notification du dossier incomplet

Description :
Qui notifie le caractère incomplet du dossier lorsque celui-ci est soulevé par l’ABF ?


Réponse :
C’est le service instructeur qui prépare la lettre de demande de pièces manquantes, qui est signée par l’autorité compétente.
L’ABF est le seul service consulté qui reçoit le dossier complet de demande de permis. Il donne son avis sur le projet architectural et paysager du projet et pour cela il doit s’assurer qu’il dispose de tous les éléments nécessaires.
Dans le cas où il manquerait des éléments il doit prévenir le service instructeur afin que ce dernier puisse faire notifier au demandeur la liste des pièces manquantes dans le mois qui suit le dépôt du dossier en Mairie.
Le nouveau mécanisme d’envoi du dossier à l’ABF directement par la mairie a été créé afin de permettre à l’ABF de porter à la connaissance du service instructeur les pièces manquantes avant la fin du délai d’un mois.

Pièces manquantes

Description :
Quand la majoration du délai d’instruction doit-elle être notifiée s’il manque des pièces ?


Réponse :
Les majorations de délai devront être obligatoirement notifiées dans le mois qui suit le dépôt du dossier en Mairie, qu’il soit ou non complet.
Si les pièces manquantes ne permettent pas de déterminer le délai d’instruction, la demande devra être rejetée. En effet, s’il manque le plan de situation, il ne sera pas possible de connaître les règles applicables à la parcelle et ainsi de calculer les délais (en secteur ABF ou non, en secteur sauvegardé ou non...)

Remise contre décharge

Description :
La remise contre décharge, non citée à l’article R. 423-46 peut-elle cependant être utilisée ?


Réponse :
La remise contre décharge est possible.

Erreur dans la notification du délai d’instruction

Description :
Que faire si la mairie se trompe dans la notification du délai d’instruction ?


Réponse :
Il y a deux solutions.
Soit la mairie s’en rend compte dans le délai d’un mois. Elle peut alors rectifier son erreur.
Soit elle remarque cette erreur au delà de ce délai.
Pour les demandes de permis, elle doit alors instruire le dossier dans le temps restant (si elle a oublié une consultation par exemple). Elle pourra peut-être prendre légalement sa décision (le temps restant lui suffit). Dans le cas contraire, elle peut retirer sa décision dans le délai de 2 mois.
Pour les déclarations préalables, une décision implicite de non opposition sera née. Or le retrait n’est pas possible. L’administration doit donc saisir le juge pour annuler l’acte.La responsabilité de l’administration pourra être recherchée pour faute.

Enquête publique

Description :
Doit-on notifier un délai au pétitionnaire dans le premier mois en cas de permis soumis à enquête publique ?


Réponse :
Dans le délai d’un mois, le service instructeur doit notifier au pétitionnaire les conditions d’instruction de son dossier : attente du rapport de la commission d’enquête qui ne peut intervenir plus d’un mois après la clôture de l’enquête, information du pétitionnaire dans un délai de huit jours et instruction dans un délai de deux mois, à compter de la réception de ce rapport.

Modification de la demande en cours d’instruction

Description :
Une modification de la demande en cours d’instruction est-elle toujours possible ? Dans l’affirmative, comment gère t-on alors le dossier ?


Réponse :
La modification de la demande en cours d’instruction est toujours possible . Toutefois elle aura pour effet de faire repartir les délais d’instruction car la modification doit être considérée comme une nouvelle demande.
Dans la pratique, si la modification n’a qu’une très faible incidence sur le dossier et qu’une décision peut être prise avant la fin du nouveau délai notifié, il est de bonne administration d’en faire part rapidement au demandeur.